Duplikat legitymacji szkolnej: Wzór, procedura, opłaty i inne kwestie

Zgubienie lub uszkodzenie e-legitymacji może przytrafić się każdemu uczniowi, a w takiej sytuacji szkoła jest zobowiązana do wydania duplikatu. Proces ten wymaga spełnienia określonych formalności, wniesienia opłaty oraz dostarczenia odpowiednich danych. Jak prawidłowo wystawić duplikat legitymacji szkolnej? Wzór dokumentu, niezbędne informacje oraz zasady pokrywania kosztów wyjaśniamy w artykule!

Duplikat e-legitymacji szkolnej: jak go wydać?

E-legitymacja, podobnie jak jej papierowy odpowiednik, pełni funkcję dokumentu tożsamości ucznia i uprawnia go do korzystania z ulg, np. w komunikacji publicznej. W przypadku jej utraty, uszkodzenia lub zniszczenia szkoła zobowiązana jest do wydania duplikat legitymacji szkolnej. Rozporządzenie § 61 w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szczegółowo instruuje, jak to zrobić.

Duplikat stanowi odtworzenie pierwotnej legitymacji, zachowując wszystkie niezbędne informacje. Aby proces przebiegł prawidłowo, należy postępować zgodnie z określoną procedurą, która składa się z kilku etapów.

Krok 1: Złożenie wniosku o wydanie duplikatu

Pierwszym krokiem jest złożenie przez ucznia lub jego rodziców (w przypadku osób niepełnoletnich) wniosku o wydanie duplikatu.

Dokument ten powinien zawierać dane osobowe ucznia, numer PESEL, powód ubiegania się o duplikat oraz ewentualne dodatkowe informacje wymagane przez szkołę. Często wymagane jest również potwierdzenie uiszczenia opłaty, której wysokość wynosi 9 zł.

Krok 2: Weryfikacja dokumentacji przez szkołę

Po otrzymaniu wniosku szkoła weryfikuje zgodność danych, aby uniknąć błędów w duplikacie i zapewnić jego autentyczność. Proces ten opiera się na ewidencji wydanych legitymacji oraz innych dokumentach przechowywanych w placówce.

Krok 3: Sporządzenie duplikatu e-legitymacji 

Po pozytywnej weryfikacji szkoła przystępuje do przygotowania duplikatu. Dokument ten musi spełniać określone wymagania formalne: 

• na pierwszej stronie, u góry, musi znajdować się wyraz „Duplikat”, co jednoznacznie odróżnia go od oryginalnej legitymacji. 

• numer e-legitymacji pozostaje taki sam jak w oryginalnym dokumencie, aby zachować jego zgodność z ewidencją. Na końcu numeru należy dodać jednak literę “D”. 

W dokumencie należy również umieścić datę wydania duplikatu oraz opatrzyć go pieczęcią urzędową szkoły. Co ważne, nawet jeśli oryginał legitymacji szkolnej był papierowy, duplikat należy wydać w formie plastikowego blankietu.

Krok 4: Wydanie duplikatu uczniowi lub jego opiekunom

Gotowy duplikat legitymacji szkolnej zostaje przekazany uczniowi lub jego rodzicom po uprzednim potwierdzeniu odbioru. Wpis dotyczący wydania duplikatu powinien zostać odnotowany w ewidencji legitymacji szkolnych, aby zachować pełną kontrolę nad procesem.

Jeśli uczeń korzysta również z mLegitymacji, szkoła może dodatkowo dokonać aktualizacji danych w systemie, aby nowy dokument był poprawnie zarejestrowany w wersji elektronicznej.

Ważne zasady przy sporządzaniu duplikatu

Adnotacja: DUPLIKAT

Jedną z najważniejszych zasad przy sporządzaniu duplikatu legitymacji szkolnej jest konieczność umieszczenia na nim wyrazu „Duplikat”, który jednoznacznie odróżnia go od oryginału. Przepisy przewidują, że powinien on znajdować się na pierwszej stronie dokumentu, u góry.  

Istnieją jednak sytuacje, w których ze względów technicznych nie ma możliwości dodania tego oznaczenia, np. w przypadku określonych formatów e-legitymacji. W takich przypadkach jego brak nie narusza przepisów, ponieważ prawo pozwala na dostosowanie tego wymogu do możliwości technicznych blankietu. 

Duplikat legitymacji szkolnej – jaki numer powinien mieć?

Numeracja legitymacji szkolnych nie została jednoznacznie określona w przepisach, co daje szkołom pewną swobodę w tym zakresie. Ważne jednak, aby sposób nadawania numerów był uporządkowany i konsekwentnie stosowany w placówce.  

Wiele szkół przyjmuje system, w którym numer składa się z kolejnego numeru legitymacji wydanej w danym roku oraz roku kalendarzowego, np. 1/2024, co pozwala na zachowanie przejrzystości i łatwiejszą identyfikację dokumentów.  

W przypadku wydawania duplikatu numer musi pozostać taki sam jak na oryginalnej legitymacji, aby zachować zgodność ewidencyjną. Na jego końcu należy dodać literę “D”. 

Zdjęcie ucznia

W przypadku e-legitymacji oraz legitymacji szkolnych, zgodnie z § 61 ust. 15 rozporządzenia, duplikat powinien zawierać zdjęcie ucznia, tak jak w oryginalnym dokumencie.

Brak zdjęcia mógłby prowadzić do problemów z identyfikacją ucznia, dlatego umieszczenie fotografii na duplikacie e-legitymacji jest obowiązkowe. To ważny element, który zapewnia jego autentyczność oraz możliwość korzystania z dokumentu zgodnie z jego przeznaczeniem.

Ile kosztuje duplikat legitymacji szkolnej i kto ponosi opłatę?

Za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej pobierana jest opłata w wysokości 9 zł, zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej. Jest to jedyna dopuszczalna kwota, jaką szkoła może pobrać od ucznia lub jego rodziców. Nawet jeśli koszt wydania duplikatu, zwłaszcza w przypadku e-legitymacji, jest wyższy, różnicę musi pokryć szkoła – przepisy nie pozwalają na przenoszenie dodatkowych opłat na rodziców. Szkoła nie może także żądać opłat za obsługę administracyjną, przygotowanie dokumentacji czy wydruk duplikatu. 

Aby ograniczyć koszty związane z wydawaniem duplikatów e-legitymacji, warto zainwestować we własny zestaw do ich druku. Dzięki temu placówka unika dodatkowych opłat związanych z wysyłką i płaci jedynie za materiały eksploatacyjne. Inwestycja w taki zestaw zwraca się już po wydaniu 234 duplikatów – po przekroczeniu tego progu szkoła zaczyna realnie oszczędzać.  

Adnotacja o oryginale

Ważną zasadą przy sporządzaniu duplikatu jest brak obowiązku umieszczania frazy „Oryginał podpisali” oraz nazwisk osób, które podpisały oryginalny dokument. Wynika to ze specyfiki legitymacji szkolnych – ich format nie pozostawia miejsca na dodatkowe informacje o sygnatariuszach. 

Rejestr duplikatów – czy i jak szkoła powinna prowadzić ewidencję?

Szkoła ma obowiązek prowadzenia ewidencji wydanych legitymacji szkolnych oraz ich duplikatów. Wynika to z przepisów dotyczących dokumentów publicznych, które mają wpływ na bezpieczeństwo obrotu prawnego i gospodarczego. Prowadzenie rejestru zapewnia transparentność i pozwala na kontrolowanie liczby wydanych dokumentów, a także zapobiega nadużyciom związanym z ich fałszowaniem.  

Wpisy w ewidencji powinny być prowadzone na bieżąco, a szkoła powinna zapewnić odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem. 

Struktura ewidencji powinna zawierać konkretne dane umożliwiające identyfikację wydanych legitymacji. Wśród obowiązkowych informacji znajdują się:  

• imię i nazwisko ucznia lub absolwenta,  

• numer PESEL,  

• numer wydanej legitymacji, 

• numer oznaczenia indywidualnego blankietu dokumentu publicznego.  

Dodatkowo należy uwzględnić nazwę producenta blankietu, datę odbioru legitymacji oraz podpis osoby, która odebrała dokument – może to być uczeń, rodzic lub opiekun prawny. W przypadku duplikatów, w ewidencji powinna znaleźć się odpowiednia adnotacja informująca o wydaniu zastępczego dokumentu. 

Kwestia prowadzenia osobnego rejestru dla mLegitymacji budzi wiele pytań, jednak przepisy nie nakładają na szkoły takiego obowiązku. mLegitymacja jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnej legitymacji i nie jest traktowana jako odrębny dokument – jej funkcjonowanie jest ściśle powiązane z fizycznym egzemplarzem legitymacji szkolnej. Oznacza to, że szkoła nie musi prowadzić odrębnej ewidencji dla mLegitymacji, a wszystkie informacje dotyczące ich wydania można uwzględniać w głównym rejestrze. 

Legitymacja szkolna – duplikat. Podsumowanie

Wydawanie duplikatów e-legitymacji to obowiązek każdej szkoły, który musi być realizowany zgodnie z przepisami. Choć koszty duplikatów często przewyższają ustawową opłatę, szkoły mogą znacząco je ograniczyć, inwestując we własny zestaw do druku e-legitymacji.  

Jeśli Twoja szkoła potrzebuje wsparcia w zakresie e-legitymacji, skontaktuj się z UNI+SKK Technology. Pomożemy dobrać odpowiednie drukarki do legitymacji szkolnych, dostarczymy materiały eksploatacyjne i przeszkolimy personel.  

Dzięki nam proces wydawania e-legitymacji oraz drukowania duplikatów będzie prosty, szybki i ekonomiczny!