Podpis elektroniczny – co to jest, jak działa i do czego służy?
Co to jest podpis elektroniczny, jakie daje korzyści i czy warto go mieć? W jaki sposób go wyrobić? Na te i inne pytania odpowiadam w artykule!
Od marca 2019 roku w Polsce mamy możliwość wyrabiania e-dowodów (sprawdź, co to jest e-dowód), czyli tradycyjnych dokumentów, tyle że z warstwą elektroniczną. Ich posiadanie uprawnia m.in. do sygnowania dokumentów, wykorzystując do tego podpis elektroniczny. Co to jest? Wszelkie informacje na temat e-podpisu znajdziesz w poniższym artykule!
Podpis elektroniczny – co to jest?
Definicja podpisu elektronicznego została zawarta w ustawie z dnia 18 września 2001 roku, według której są to „dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny”. Co to oznacza?
To inaczej narzędzie, dzięki któremu możliwa jest szybka oraz bezpieczna identyfikacja osób bądź instytucji, które przesyłają dokumenty za pomocą poczty elektronicznej. E-podpis składa się z informacji na temat jego właściciela, dzięki którym może on zostać zidentyfikowany.
W Polsce z podpisów elektronicznych korzysta około 1,5 mln osób, a z roku na rok wartości te mogą rosnąć o 10%.
Rodzaje podpisów elektronicznych
Możemy wyróżnić trzy rodzaje e-podpisów – kwalifikowany podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz zwykły e-podpis. Czym się od siebie różnią?
Podpis elektroniczny kwalifikowany
To inaczej bezpieczny podpis elektroniczny, który posiada certyfikat kwalifikowany oraz klucz prywatny, przechowywany na karcie kryptograficznej. Aby zostać uznany za kwalifikowany, podpis musi spełniać szereg wymogów eIDAS (rozporządzenia Unii Europejskiej w sprawie identyfikacji elektronicznej). Kwalifikowany podpis elektroniczny jest respektowany we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Jest przypisany tylko do jednej osoby, dzięki czemu identyfikacja jego autora jest szybka, a sam podpis trudny do sfałszowania.
Jest to jednak rozwiązanie odpłatne – za dostarczenie usługi odpowiadają kwalifikowani dostawcy, którzy muszą zostać zatwierdzeni przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Co ważne, załatwienie sprawy urzędowej za pomocą podpisu elektronicznego, np. złożenie deklaracji podatkowej online, wymaga, aby był to bezpieczny podpis certyfikowany lub profil zaufany (darmowe rozwiązanie rządowe).
Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny także potwierdzony jest certyfikatem. Zastosowane w nim środki udowadniają, że podpis jest jednoznacznie związany z dokumentem i autorem, a także trudny do sfałszowania.
Przykładem zaawansowanego e-podpisu są popularne systemy oraz narzędzia do szyfrowania, odszyfrowywania czy uwierzytelniania, np. PGP.
Zwykły podpis elektroniczny
Czyli podpis elektroniczny, który nie zawiera certyfikatu kwalifikowanego (podpis niekwalifikowany). To inaczej elektroniczna deklaracja tożsamości właściciela, która jest cyfrową wersją podpisu odręcznego. Mogą się na nią składać imię i nazwisko czy faksymile.
Zwykły podpis nie gwarantuje takiego bezpieczeństwa danych, jak podpis z certyfikatem, dlatego najczęściej wykorzystuje się go do wymiany wiadomości drogą elektroniczną.
Kolejną różnicą jest fakt, że aby wykorzystywać zwykły podpis elektroniczny, nie trzeba przejść rygorystycznych procesów uwierzytelnienia tożsamości.
Podpis elektroniczny ma skutek prawny oraz może być dopuszczony jako dowód w postępowaniu sądowym, nawet jeśli nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych – eIDAS, art. 25, pkt. 1.
Zalety kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Jak zauważyłeś, kwalifikowany podpis jest znacznie bezpieczniejszy niż zwykły e-podpis, dlatego w tym artykule skupię się właśnie na nim.
Oto korzyści, jakie daje bezpieczny podpis kwalifikowany:
- tak podpisany dokument elektroniczny ma taką samą moc, jak ten sygnowany odręcznie,
- z e-podpisem kwalifikowanym nie ma konieczności bezpośredniego stawiania się np. w urzędzie, aby załatwić sprawy formalne, co jest sporą oszczędnością czasu,
- sprawy urzędowe można załatwić w ten sposób w dowolnych godzinach, a nie tylko w czasie pracy urzędników,
- w przypadku firm e-podpis usprawnia obieg dokumentów oraz pomaga zminimalizować papierologię.
Certyfikowany podpis elektroniczny to praktyczne rozwiązanie – zarówno dla użytku prywatnego, jak i w celach biznesowych. Chociaż jego wykorzystanie jest odpłatne, to koszt może się zwrócić – czasem zaoszczędzonym na staniu w urzędowych kolejkach czy wydatkami na dojazdy, by załatwić sprawy osobiście.
Jak wyrobić podpis elektroniczny?
Jak wspominaliśmy, kwalifikowany, bezpieczny podpis elektroniczny, który umożliwia m.in. załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu, to rozwiązanie komercyjne. Aby móc z niego skorzystać, należy wykupić odpowiednią licencję u certyfikowanych dostawców (lista takich firm umieszczona jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji).
Koszt podpisu elektronicznego jest ustalany indywidualnie przez dostawców oraz zależy m.in. od czasu trwania licencji, liczby składanych podpisów czy urządzenia, które zostanie wykorzystane do sygnowania dokumentów.
Aby wyrobić podpis kwalifikowany, musisz nie tylko wykupić subskrypcję, ale także potwierdzić swoją tożsamość dowodem osobistym.
Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym?
W skład zestawu, jaki otrzymasz, aby móc złożyć elektroniczny podpis kwalifikowany, wchodzą zwykle oprogramowanie, karta kryptograficzna oraz czytnik. Niektórzy dostawcy dają także możliwość skorzystania z aplikacji mobilnej do e-podpisu.
Podpisywanie dokumentu e-podpisem może być różne w zależności od tego, na jakiego dostawcę tej usługi się zdecydujesz, jednak najczęściej w pierwszym etapie należy zainstalować na komputerze oprogramowanie, następnie do czytnika włożyć kartę oraz uruchomić program. Aby podpisać dokument, należy wybrać go spośród dostępnych plików, następnie kliknąć opcje podpisu elektronicznego oraz zatwierdzić kodem PIN.
E-podpis kwalifikowany – zastosowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny można wykorzystać w kilku celach. Oto najważniejsze z nich:
- złożenie deklaracji ZUS,
- podpis dokumentów do e-KRK oraz e-KRS,
- podpis plików JPK,
- podpisanie dokumentów do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
- podpisanie dokumentów przetargowych,
- podpisanie umowy leasingowej,
- opłacenie faktur elektronicznych,
- uwierzytelnienie dokumentacji medycznej,
- zarejestrowanie działalności gospodarczej,
- podpisywanie umów zakupu czy sprzedaży,
- podpisywanie dokumentów komputerowych, np. WORD, PDF, zdjęć,
- podpisywanie umów NDA,
- finalizowanie transakcji finansowych.
Bezpieczny podpis elektroniczny – podsumowanie
Jak widzisz, rodzaje podpisów elektronicznych różnią się głównie poziomem bezpieczeństwa, jaki zapewniają. Jeśli zależy Ci na maksymalnej ochronie oraz całym spektrum możliwości zastosowania podpisu elektronicznego, zdecyduj się na ten z certyfikatem – to praktyczne i wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy pracują globalnie oraz chcą uniknąć piętrzących się papierowych dokumentów, jak i dla osób prywatnych.
Jeśli interesuje Cię temat e-podpisów, sprawdź także mój ostatni artykuł o e-dowodach oraz dowiedz się, jakie możliwości dają te dokumenty w wersji elektronicznej.