Rejestracja produkcji i digitalizacja procesów – jak mały zakład może zwiększyć efektywność i lepiej wyceniać zlecenia?

W małych i średnich zakładach produkcyjnych brak dokładnych danych i opóźnienia w przekazywaniu informacji to codzienność, która utrudnia planowanie oraz wycenę zleceń. Papierowe notatki, Excel i ręczne rejestrowanie operacji… To zawodne i czasochłonne metody. Bez odpowiednich narzędzi dane są trudne do zdobycia, a ich analiza – skomplikowana.

Digitalizacja produkcji to jednak nie tylko temat dla gigantów przemysłowych. Dla mniejszych firm to sposób na uporządkowanie chaosu wynikającego z manualnych procesów. Automatyczna rejestracja operacji pozwala na zbieranie rzetelnych danych, które umożliwiają ustalenie rzeczywistego czasu realizacji operacji czy określenie rentowności zadań.

W tym artykule pokażemy, jak wdrożenie systemu zarządzania produkcją SMART w Project Steel pozwoliło firmie wyrwać się z pułapki papieru i Excela – bez inwestycji w ERP czy zespół IT.

Proces produkcji w małym zakładzie – gdzie giną dane i czas?

W przedsiębiorstwach, w których dominuje produkcja jednostkowa, każde zlecenie charakteryzuje się odmiennymi parametrami technicznymi, liczbą etapów, czasem trwania oraz zaangażowaniem różnych stanowisk. Brak powtarzalności powoduje, że rejestracja produkcji wymaga gromadzenia szczegółowych informacji dla każdego projektu indywidualnie. To między innymi:

• identyfikacja operatora,
• oznaczenie maszyny,
• rodzaj narzędzia,
• opis wykonywanej operacji,
• numer detalu,
• czas rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, a także łączny czas jej trwania.

W wielu małych zakładach informacje te wciąż są zapisywane na formularzach papierowych lub wprowadzane do arkuszy kalkulacyjnych. Takie rozwiązania generują dwa zasadnicze problemy. Po pierwsze, obciążają pracowników koniecznością wykonywania czynności administracyjnych, które nie przynoszą bezpośredniej wartości dodanej w procesie wytwarzania. Po drugie, tworzą opóźnienia w dostępie do danych – wpisy dokonane pod koniec zmiany lub z kilkudniowym opóźnieniem obniżają ich dokładność i aktualność.

Niejednolity sposób prowadzenia zapisów, brak standaryzacji formularzy oraz manualne przenoszenie danych do systemów elektronicznych zwiększają ryzyko błędów. W efekcie część informacji staje się nieprzydatna do analiz, a luki w dokumentacji uniemożliwiają pełne odtworzenie przebiegu produkcji.

Opóźniony lub niekompletny obieg informacji bezpośrednio wpływa na efektywność produkcji. Brak bieżącego obrazu stanu realizacji zleceń utrudnia szybkie reagowanie na przestoje, opóźnienia w poszczególnych operacjach czy niewykorzystane moce przerobowe. Skutek to:

• wydłużenie harmonogramów,
• nierównomierne obciążenie stanowisk roboczych,
• wzrost kosztów pośrednich.

Najpoważniejsze konsekwencje dotyczą jednak obszaru, jakim jest wycena produkcji. W przypadku braku precyzyjnych danych dotyczących czasu trwania operacji i zużycia zasobów, koszty są przypisywane do ogólnych kategorii, bez powiązania z konkretnymi wyrobami lub zleceniami.

Takie uśrednione szacunki mogą prowadzić do znaczących rozbieżności między zakładanym a rzeczywistym wynikiem finansowym. Projekty uznawane za rentowne w kalkulacjach wstępnych mogą w rzeczywistości generować straty, a brak szczegółowych zapisów uniemożliwia identyfikację przyczyn.

Od papieru i Excela do tabletu – digitalizacja produkcji krok po kroku

Cyfryzacja produkcji w małym lub średnim zakładzie nie musi oznaczać zakupu rozbudowanego systemu ERP. Alternatywą jest wdrożenie dedykowanego rozwiązania, które koncentruje się wyłącznie na kluczowych potrzebach przedsiębiorstwa, takich jak rejestracja danych produkcyjnych w czasie rzeczywistym i szybki dostęp do informacji zarządczej.

Przykładem takiego podejścia oprogramowanie SMART, obsługiwane za pomocą tabletów umieszczonych bezpośrednio przy stanowiskach pracy. Interfejs systemu zaprojektowano tak, aby był możliwie prosty i czytelny, co umożliwia jego sprawną obsługę także w wymagających warunkach przemysłowych, gdzie operatorzy pracują:

• w rękawicach ochronnych,
• przy dużym zapyleniu,
• na zabrudzonych stanowiskach.

Duże, intuicyjne przyciski oraz czytelne ekrany eliminują potrzebę korzystania z tradycyjnych, skomplikowanych formularzy i rozbudowanych menu charakterystycznych dla systemów ERP.

Rejestracja danych produkcyjnych w systemie SMART polega na logowaniu operatora, wyborze zlecenia z listy, wskazaniu konkretnej operacji oraz zarejestrowaniu momentu jej rozpoczęcia i zakończenia. Dane są natychmiast przesyłane do centralnej bazy i dostępne dla osób zarządzających. Wbudowane mechanizmy filtrowania pozwalają na szybkie wyszukiwanie informacji według numeru zlecenia, operatora lub rodzaju operacji. Administrator ma możliwość:

• dodawania nowych wpisów,
• edycji błędnych rekordów,
• usuwania operacji wprowadzonych omyłkowo.

Zastosowanie dedykowanego narzędzia, jakim jest SMART, pozwala uzyskać korzyści typowe dla dużych wdrożeń ERP, przy znacznie niższych kosztach i krótszym czasie implementacji. System jest konfigurowany zgodnie z wymaganiami zakładu, bez zbędnych modułów i funkcji, które w danym środowisku nie są wykorzystywane. Digitalizacja produkcji jest więc dostępna także dla przedsiębiorstw, które nie dysponują rozbudowanym działem IT ani budżetem na kompleksowe platformy korporacyjne.

Jak automatyzacja produkcji wspiera planowanie i codzienną pracę?

Wdrożenie narzędzi do rejestracji w czasie rzeczywistym to pierwszy krok. Kolejnym jest wykorzystanie tych informacji w praktyce – i tu właśnie automatyzacja produkcji umożliwia ścisłe powiązanie danych z hali z decyzjami kadry zarządzającej.

Przykłady to:

• Monitorowanie obciążenia maszyn i stanowisk – administrator systemu może w dowolnym momencie wyświetlić listę aktualnie wykonywanych operacji wraz z przypisanymi do nich operatorami. Jeśli jedno z istotnych stanowisk pozostaje nieaktywne, możliwe jest natychmiastowe przesunięcie zadań lub pracowników, aby zminimalizować przestój.
• Wczesne wykrywanie opóźnień – system automatyzacji produkcji sygnalizuje brak rejestracji kolejnej operacji w przewidzianym czasie. To pozwala brygadziście lub technologowi na szybkie ustalenie przyczyny i podjęcie działań korygujących, zanim opóźnienie wpłynie na realizację całego harmonogramu.
• Lepsze planowanie procesów produkcyjnych – dzięki danym historycznym możliwe jest porównanie planowanego czasu wykonania operacji z rzeczywistym. Informacje te pozwalają na dostosowanie norm czasowych, realistyczne ustalanie terminów dla nowych zleceń oraz optymalizację kolejności realizacji prac.
• Kontrola dostępności zasobów – rejestrowane w systemie czasy pracy poszczególnych maszyn i operatorów dają obraz rzeczywistego wykorzystania zasobów. Na tej podstawie można podejmować decyzje o wprowadzeniu dodatkowej zmiany, ograniczeniu liczby zadań na danym stanowisku lub planowaniu konserwacji w okresach mniejszego obciążenia.
• Raportowanie dla różnych poziomów zarządzania – systemy automatyzacji produkcji, takie jak SMART, generują raporty dopasowane do potrzeb odbiorcy. Kierownik produkcji może analizować obciążenie poszczególnych zmian i stanowisk, a zarząd – koszty roboczogodzin przypisanych do zleceń i ich wpływ na rentowność.

Dzięki tym funkcjonalnościom automatyzacja produkcji przekłada się nie tylko na lepszą organizację pracy w ujęciu bieżącym, lecz także na większą przewidywalność i kontrolę w dłuższej perspektywie.

Co warto mierzyć? Kluczowe parametry procesu produkcyjnego

Wdrażając systemy rejestracji i analizy, należy określić, które parametry procesu produkcyjnego mają istotne znaczenie dla jakości danych i ich późniejszego wykorzystania w zarządzaniu.

Warto, aby mierniki procesu produkcji obejmowały nie tylko czas trwania poszczególnych operacji, ale również dane umożliwiające analizę efektywności, kosztów i jakości.

Przykładowe obszary, które warto objąć monitoringiem, to:

• Czas przezbrojenia – rejestrowanie okresów potrzebnych na zmianę narzędzi, ustawień czy oprzyrządowania daje możliwość ich skrócenia, co bezpośrednio wpływa na przepustowość procesu.
• Czas nieplanowanych przestojów – zbieranie danych produkcyjnych o awariach lub innych zakłóceniach pozwala ustalić, które etapy wymagają dodatkowych działań prewencyjnych.
• Jakość wyrobów na poszczególnych etapach – odsetek detali wymagających poprawek lub odrzutów wskazuje, gdzie w procesie pojawiają się największe straty jakościowe.
• Wskaźnik realizacji operacji zgodnie z normą – analiza, ile operacji mieści się w zaplanowanym czasie, a ile go przekracza, jest podstawą do optymalizacji harmonogramów i normatywów.

Efektywne zbieranie danych produkcyjnych w powyższych obszarach wymaga, aby system rejestracji był zintegrowany z raportowaniem w czasie rzeczywistym. Dzięki temu informacje o odchyleniach, stratach czy niewykorzystanych zasobach trafiają do osób decyzyjnych na tyle szybko, aby mogły one wprowadzić działania korygujące jeszcze w trakcie realizacji zlecenia.

Przykład z praktyki – produkcja z uporządkowanymi danymi w Project Steel

Project Steel z Mysłowic specjalizuje się w projektowaniu, produkcji i modernizacji konstrukcji stalowych oraz urządzeń przemysłowych. Głównym obszarem działalności firmy są przenośniki taśmowe i kompletne systemy transportowe wykorzystywane w górnictwie, przemyśle rolno-spożywczym, energetyce oraz w instalacjach związanych z ochroną środowiska.

Charakter pracy w Project Steel wymaga dużego udziału działań warsztatowych oraz obsługi maszyn konwencjonalnych. W takich warunkach istotne okazało się uzyskanie wiarygodnej ewidencji czasu pracy i realizowanych operacji. Dotychczasowy model, oparty na ręcznym wypełnianiu kart pracy przez operatorów i przepisywaniu ich do systemu, generował:

• błędy,
• opóźnienia,
• duże obciążenie administracyjne,
• brak bieżącego wglądu w przebieg produkcji.

Po analizie potrzeb, firma UNI+SKK Technology zaprojektowała i wdrożyła i wdrożyła dedykowany elektroniczny system rejestracji czasu pracy. Zamiast integrować go z istniejącą infrastrukturą, zdecydowano się na rozwiązanie niezależne, łatwe w utrzymaniu i rozwoju.

System składa się z trzech głównych modułów:

• baza danych – centralne repozytorium informacji o operatorach, zleceniach, operacjach i historii raportów.
• aplikacje tabletowe – zlokalizowane przy stanowiskach produkcyjnych oraz punktach wejścia i wyjścia z zakładu; służą do rejestracji rozpoczęcia i zakończenia operacji z przypisaniem ich do zleceń.
• panel administracyjny – narzędzie do zarządzania danymi, obsługi zgłoszeń, przeglądania logów i generowania raportów.

SMART wykorzystuje dwustopniowy model uprawnień. Operatorzy mają dostęp wyłącznie do funkcji rejestracji operacji i czasu pracy, bez możliwości edytowania danych czy przeglądania zapisów innych użytkowników. Administratorzy posiadają pełne uprawnienia, w tym edycję danych, obsługę zgłoszeń, generowanie raportów oraz konfigurację parametrów systemu.

Najważniejsze funkcje to:

• rejestracja czasu pracy i operacji w czasie rzeczywistym,
• monitoring wejść i wyjść pracowników,
• możliwość zgłaszania korekt w przypadku błędów,
• import danych z plików Excel,
• rozbudowane raportowanie dotyczące czasu pracy, realizacji zleceń i liczby wykonanych operacji w określonych przedziałach czasu.

Efekty wdrożenia widoczne są zarówno w codziennej organizacji pracy, jak i w jakości danych zarządczych. Informacje o przebiegu produkcji są teraz kompletne, uporządkowane i dostępne natychmiast. Usprawniono raportowanie i rozliczanie czasu pracy, a procesy administracyjne znacząco odciążono. Intuicyjna obsługa oraz dopasowanie systemu do specyfiki zakładu sprawiły, że wdrożenie przebiegło bez oporu ze strony pracowników.

Co ważne, rozwiązanie jest elastyczne i umożliwia dalszy rozwój – dodawanie nowych funkcji, raportów czy integracji.

Rejestracja produkcji i digitalizacja procesów – kilka słów na koniec

Przykład Project Steel pokazuje, że nawet w warunkach produkcji jednostkowej możliwe jest osiągnięcie wysokiej przejrzystości i kontroli nad procesami – bez skomplikowanych, kosztownych wdrożeń. Kluczem jest odpowiednio dobrane narzędzie, które dostarcza rzetelnych danych i wspiera ich praktyczne wykorzystanie w zarządzaniu.

Jeżeli chcesz w swojej firmie uporządkować obieg informacji, skrócić czas raportowania i zwiększyć kontrolę nad realizacją zleceń, skontaktuj się z UNI+SKK Technology. Nasze rozwiązania projektujemy tak, aby były dopasowane do specyfiki zakładu, łatwe w obsłudze, możliwe do wdrożenia bez rozbudowanego zaplecza IT, a przede wszystkim – dawały realne efekty już od pierwszych tygodni pracy z systemem.