System EZD RP w praktyce: cyfrowa dokumentacja i sprzęt, który ją wspiera

EZD, czyli system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, zmienia sposób, w jaki urzędy obsługują korespondencję oraz prowadzą sprawy. Zamiast papieru – jedno, kompleksowe środowisko cyfrowe. Sprawdź, jak EZD RP wprowadza administrację w nową erę!

System EZD – co to?

EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, to nowoczesne podejście do obsługi spraw urzędowych, oparte w całości na rozwiązaniach cyfrowych.

System powstał w odpowiedzi na realne potrzeby administracji publicznej w Polsce, która wciąż w dużej mierze korzysta z papierowego obiegu informacji. Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że z elektronicznych narzędzi do zarządzania sprawami i korespondencją korzysta obecnie zaledwie około 30% jednostek. W zdecydowanej większości urzędów dominuje więc wciąż papier, co:

• spowalnia pracę,
• generuje wyższe koszty,
• ogranicza przejrzystość działania instytucji.

Projekt EZD RP, realizowany przez Ministerstwo we współpracy z NASK i Centralnym Ośrodkiem Informatyki, ma na celu odwrócenie tego trendu. W jego centrum znajduje się wdrożenie nowoczesnego, jednolitego systemu, który ujednolici sposób prowadzenia dokumentacji we wszystkich typach jednostek – od urzędów miast i gmin, przez szkoły oraz żłobki, po administrację zespoloną i niezespoloną.

EZD RP obejmie:

• 2 000 instytucji publicznych w całym kraju,
• ponad 300 000 pracowników.

Ważnym elementem projektu są także działania wdrożeniowe. Około 75 000 urzędników weźmie udział w specjalistycznych szkoleniach, które przygotują ich do pracy w nowym środowisku.

Jak w praktyce działa system EZD?

System klasy EZD umożliwia tworzenie, rejestrowanie, dekretowanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, przy zachowaniu wszystkich wymogów prawnych i organizacyjnych. Dzięki temu każda sprawa może być obsługiwana od początku do końca bez drukowania dokumentów, ich fizycznego przekazywania między stanowiskami czy gromadzenia w papierowych archiwach.

Celem wdrożenia EZD jest przede wszystkim pełna cyfryzacja procesów w administracji publicznej. Nie chodzi jedynie o „skanowanie” papierów i ich przechowywanie w katalogach online, lecz o stworzenie spójnego środowiska pracy, w którym wszystkie działania – od rejestracji pisma, po jego przekazanie adresatowi – realizowane są całkowicie elektronicznie.

System pozwala na automatyzację wielu procedur, takich jak:

• nadawanie numerów spraw,
• kontrola terminów,
• przesyłanie dokumentów elektronicznych między pracownikami,
• tworzenie repozytoriów akt spraw,
• generowanie powtarzalnych pism,
• śledzenie przebiegu spraw w czasie rzeczywistym.

EZD stanowi fundament nowoczesnej administracji – takiej, która działa szybciej, sprawniej i bardziej transparentnie. To również odpowiedź na rosnące oczekiwania obywateli, którzy coraz częściej chcą załatwiać sprawy urzędowe zdalnie.

System EZD – od kiedy zacznie obowiązywać?

EZD RP zaczęło realnie zmieniać pracę urzędów już w drugiej połowie 2024 roku. Wtedy rozpoczęło się stopniowe wdrażanie systemu w 2 000 instytucjach publicznych w całym kraju. Nie było to jednak masowe, jednoczesne przejście – każda jednostka otrzymała indywidualny harmonogram, dopasowany do jej potrzeb, możliwości technicznych i gotowości organizacyjnej. Cały proces potrwa do końca 2026 roku.

Co ważne, wdrożenie EZD RP to nie tylko kwestia samego oprogramowania. Równie istotne jest odpowiednie przygotowanie urzędów od strony technicznej, przede wszystkim wyposażenie ich w:

• sprzęt komputerowy,
• dostęp do stabilnego Internetu,
• podstawową infrastrukturę, umożliwiającą bezproblemową pracę w systemie chmurowym.

System klasy EZD – korzyści dla instytucji i obywateli

Wprowadzenie EZD RP to gruntowna modernizacja sposobu funkcjonowania instytucji sektora publicznego, której efekty odczują zarówno urzędy, jak i obywatele.

Jedną z najbardziej zauważalnych korzyści będzie znaczące przyspieszenie obsługi spraw. Elektroniczny obieg dokumentacji eliminuje konieczność fizycznego przekazywania akt, oczekiwania na podpisy czy ręcznego kontrolowania terminów.

Z perspektywy instytucji oznacza to również realne oszczędności. Rezygnacja z papieru to nie tylko mniej drukarek i tonerów, ale także koniec z kosztownym przechowywaniem akt, wysyłkami i fizycznymi archiwami. System elektronicznego zarządzania dokumentacją uwalnia zasoby – finansowe i ludzkie – które można skierować tam, gdzie są bardziej potrzebne.

Dzięki rozwiązaniu urzędy zyskują też nową jakość organizacyjną. EZD RP:

• porządkuje pracę,
• automatyzuje powtarzalne czynności,
• pozwala lepiej zarządzać obiegiem informacji.

Umożliwia także prowadzenie spraw zdalnie – z dowolnego miejsca, w dowolnym momencie – co wpisuje się w oczekiwania nowoczesnej administracji, elastycznej oraz odpornej na zakłócenia.

Co istotne, EZD będzie zintegrowany z kluczowymi systemami wykorzystywanymi w administracji, takimi jak ePUAP i e-Doręczenia. Umożliwi to automatyzację wymiany dokumentów zarówno między instytucjami, jak i w kontaktach z obywatelami czy przedsiębiorcami. System może współpracować także z innymi narzędziami informatycznymi – w tym klasy ERP i CRM – co otwiera szerokie możliwości dalszej integracji procesów i danych.

Na koniec warto podkreślić równie istotne kwestie: przejrzystość i bezpieczeństwo. Każdy krok w EZD jest rejestrowany, co umożliwia śledzenie przebiegu spraw i eliminowanie niejasności. Dokumenty są przechowywane cyfrowo, zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i z wykorzystaniem zaawansowanych systemów szyfrowania. Dzięki temu są znacznie mniej narażone na zniszczenie, zgubienie czy nieautoryzowany dostęp niż ich papierowe odpowiedniki.

System klasy EZD – wymagania sprzętowe

Aby system EZD RP działał w sposób wydajny i realnie usprawniał codzienną pracę urzędów, nie wystarczy samo oprogramowanie. Równie istotne jest odpowiednie zaplecze techniczne, czyli sprzęt, który pozwala na sprawną rejestrację, obieg oraz archiwizację dokumentów. Dobór urządzeń peryferyjnych nie powinien być przypadkowy, bo to od nich zależy, czy wdrożenie EZD przełoży się na realne korzyści organizacyjne.

Jednym z ważniejszych elementów wyposażenia stanowiska pracy jest czytnik kodów kreskowych, jak model Uniskan 2D1530. To urządzenie typu 1D i 2D, który pozwala błyskawicznie odczytywać kody kreskowe i QR umieszczane na dokumentach. Dzięki niemu identyfikacja spraw czy pism staje się niemal natychmiastowa – bez ręcznego wyszukiwania, bez pomyłek, z pełną automatyzacją procesu.

Z kolei drukarka etykiet Brother TD 4420TN umożliwia precyzyjne znakowanie dokumentów, teczek aktowych czy przesyłek. Pracuje w technologii druku termotransferowego, co zapewnia trwałość nawet przy intensywnym użytkowaniu. Możliwość szybkiego drukowania etykiet z danymi spraw, kodami kreskowymi czy numerami rejestracyjnymi znacząco usprawnia klasyfikację dokumentów i przyczynia się do lepszej organizacji zasobów.

Nieodłącznym elementem codziennej pracy z EZD jest także skaner dokumentów jak Brother ADS-4300n – szybkie, sieciowe urządzenie przeznaczone do zadań biurowych o dużym natężeniu. Oferuje:

• automatyczne skanowanie dwustronne,
• rozpoznawanie tekstu (OCR),
• możliwość integracji z systemami klasy EZD.

Jeśli nie masz pewności, jakie urządzenia będą najlepiej współpracować z systemem EZD RP – chętnie pomożemy. UNI+SKK Technology wspiera instytucje publiczne w doborze, konfiguracji i wdrażaniu sprzętu, który spełnia wymogi cyfrowego zarządzania dokumentacją. Dzięki naszemu doświadczeniu zyskujesz pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie oraz bez zbędnych przestojów.